Grundejerforeningen Søndersøhavens dataansvar:
Foreningen behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der beskriver, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler personoplysninger. På den måde sikrer vi, at ejerforeningens medlemskreds kender grundlaget for hvilke personoplysninger, foreningen har hjelm til at anvende i sit virke samt behandling af de personlige oplysninger, som medlemmerne har givet samtykke til må anvendes. Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.
Oplysningerne slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Dataansvarlig kontaktperson for Grundejerforeningen Søndersøhaven
Foreningens formand er dataansvarlig, og har ansvaret for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Den dataansvarlige kan kontaktes, såfremt du har spørgsmål til foreningens behandling af persondata. Dataansvarlige er:
Kontaktperson: Formand Peter Skov Hansen
Adresse: Dalsø Park 59
Postnummer: 3500 Værløse
Telefonnr.: 4080 36 01
Mail: peter@oeconomia.dk
Foreningens CVR-nr: 34635978
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger:
· Almindelige personoplysninger på grundejerforeningens medlemmer, herunder medlemsnavne, grundejer-adresse, postadresse, indmeldelsesdato samt telefonnummer og e-mailadresse.
Her indsamler foreningen oplysninger fra
Grundejerforeningen indsamler oplysninger med samtykke fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
· Foreningen berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger, jf. tinglyste vedtægter
· Når det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
· Behandling der måtte følge af lovkrav
· Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation
Formå med behandling af medlemsoplysninger:
. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat, medlemsorientering.
. Som led i foreningens aktiviteter
. Administration af din relation til foreningen
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
· Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
· Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
· Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse
med følgende kriterier:
· Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine
almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer i privatlispolitikken vil du modtage meddelelse herom.
Revisionshistorik
Bilaget er udarbejdet af Grundejerforeningen Søndersøhaven 1. udgave, 1. april 2019